De conformidad con lo establecido por la Ley Estatuaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, sobre protección de datos personales, VITAFITNESS S.A.S., con el fin de garantizar la protección de la información de sus clientes, usuarios de su página de internet, proveedores, contratistas, trabajadores, ex trabajadores y demás personas, ha dispuesto los mecanismos pertinentes con el fin de proteger sus datos personales de acuerdo a lo establecido en la Ley. Por lo anterior, le informamos que los datos personales por usted suministrados a VITAFITNESS S.A.S., directa o indirectamente, serán objeto de recolección, almacenamiento, uso y circulación en los términos establecidos en el presente documento.
Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:
Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.
VITAFITNESS S.A.S., en adelante VITAFITNESS S.A.S., domiciliada en la Dirección: AV. 6 NORTE NRO 30 - 67, Cali – Valle, Teléfono: +57 2 3207257349 correo electrónico vitafitness3@gmail.com y página web: http://www.vitafitness.com
Los datos personales por usted proporcionados a VITAFITNESS S.A.S. son recaudados a través de distintos mecanismos y son utilizados para distintas finalidades dependiendo de la categoría de contacto del Titular de la Información.
3.1. Categorías de contactos Titulares de la Información.
3.1.1. Clientes, potenciales clientes o personas naturales interesadas en los productos de VITAFITNESS S.A.S.
i. VITAFITNESS S.A.S. es una empresa cuya actividad principal es COMERCIO AL POR MENOR DE OTROS PRODUCTOS ALIMENTICIOS N.C.P., EN ESTABLECIMIENTOS ESPECIALIZADOS, ésta recauda, almacena, usa y circula información de personas jurídicas que son sus clientes contratantes. Para las finalidades antes anotadas, VITAFITNESS S.A.S. recauda información mediante la utilización de distintos mecanismos entre los cuales se encuentran los siguientes:
ii. Formatos físicos de recaudo de datos para clientes, potenciales clientes o personas interesadas en contratar los servicios de VITAFITNESS S.A.S. o en tener información acerca de los servicios que presta VITAFITNESS S.A.S.;
iii. Mediante llamadas telefónicas que el Titular de la Información haga de manera directa a VITAFITNESS S.A.S.;
iv. Mediante correos electrónicos enviados por el Titular de la Información a una dirección de correo electrónica de VITAFITNESS S.A.S. o de un empleado miembro del personal de ventas de VITAFITNESS S.A.S.;
v. Mediante el diligenciamiento voluntario de los formatos de recaudo de información personal que el Titular de la Información hace en la página web de VITAFITNESS S.A.S. http://www.vitafitness.com
vi. Mediante el diligenciamiento voluntario de los formatos de recaudo de información personal que el Titular de la Información hace en una página web distinta de http://www.vitafitness.com pero cuya finalidad es ser contactado por VITAFITNESS S.A.S. telefónicamente o mediante correo electrónico para suministrarle información comercial relacionada con los servicios de VITAFITNESS S.A.S..
3.1.2. Trabajadores de VITAFITNESS S.A.S. o personas interesadas en trabajar en VITAFITNESS S.A.S.
En desarrollo del objeto social de VITAFITNESS S.A.S., ésta contrata personas naturales en calidad de trabajadores, prestadores de servicios y empresas de servicios temporales para el desarrollo y prestación de servicios. En desarrollo de dichas actividades, VITAFITNESS S.A.S. recibe información personal necesaria para la celebración, ejecución o terminación del contrato de trabajo, para adelantar procedimientos administrativos y analíticos, tales como administración de personal, administración de sistemas de información, contabilidad, facturación y auditorias, envío de notificaciones y mensajes a través de medios físicos y/o electrónicos y compartir esa información con las entidades que lo requieran, para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo. Así mismo, VITAFITNESS S.A.S. recauda, recibe, almacena, circula y hace uso de información personal de personas naturales interesadas en trabajar en VITAFITNESS S.A.S. o que se encuentran en búsqueda de trabajo. Para las finalidades antes anotadas, VITAFITNESS S.A.S. recauda información mediante la utilización de distintos mecanismos entre los cuales se encuentran los siguientes:
i. Contrato de trabajo celebrado entre VITAFITNESS S.A.S. y el trabajador o mediante el diligenciamiento de los documentos que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo o el reglamento de trabajo tales como la inscripción a entidades de ARL, EPS, Pensiones y cesantías, Cajas de Compensación Familiar y entidades financieras para el pago de los salarios;
ii. Contrato de prestación de servicios celebrado entre VITAFITNESS S.A.S. y el contratista persona natural o entre VITAFITNESS S.A.S. y la empresa de servicios temporales;
iii. Hojas de vida enviadas por personas naturales interesadas en trabajar en VITAFITNESS S.A.S. a través de correo físico, correo electrónico o mediante el diligenciamiento de formatos electrónicos disponibles en el sitio web de VITAFITNESS S.A.S. http://www.vitafitness.com o en sitios web especializados o pertenecientes a empresas dedicadas a la búsqueda de talento humano.
3.1.3. Contratistas. VITAFITNESS S.A.S. puede llegar a recaudar datos personales de contratistas con el fin de llevar a cabo cotizaciones sobre productos, trabajos, asesorías y servicios que el proveedor o contratista pueda llevar a cabo a favor de VITAFITNESS S.A.S., para contactar a proveedores o contratistas en caso de que VITAFITNESS S.A.S. requiera un servicio, asesoría o producto o invitarlos a contratar o licitar o para celebrar contratos de prestación de servicios, asesorías, suministro de productos y materias primas. En consecuencia, para las finalidades descritas, VITAFITNESS S.A.S. podrá: A. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente. B. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares. C. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente. D. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera. E. Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los titulares. F. Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los titulares para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de afiliación, servicio, administración, seguridad o atención, así como para el desarrollo de encuentros de promoción comercial, rondas de negocios y misiones comerciales. VITAFITNESS S.A.S. podrá compartir con sus aliados de negocios que se sometan a las condiciones de la presente autorización los resultados de los mencionados estudios, análisis, personalizaciones y usos, así como toda la información y datos personales suministrados por los titulares. G. Contratar agencias de medios para el envío de mensajes de texto y de correos electrónicos para solicitar el pago de las obligaciones contraídas con VITAFITNESS S.A.S., para lo cual VITAFITNESS S.A.S. podrá transferir los datos personales de sus clientes. H .En caso de que VITAFITNESS S.A.S. no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.
VITAFITNESS S.A.S. utilizará la información sólo para los propósitos aquí señalados, y no podrá vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que:(i)El Titular de la Información lo autorice expresamente, (ii)Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios que VITAFITNESS S.A.S. les ha encomendado, (iii)Con el fin de proporcionarle al Titularlos productos o servicios de VITAFITNESS S.A.S., (iv)Para que sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing a nombre de VITAFITNESS S.A.S. o a otras entidades con las cuales VITAFITNESS S.A.S. tiene acuerdos de mercadeo conjunto, (v)Tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi)Según sea requerido o permitido por la ley.
De igual forma VITAFITNESS S.A.S. podrá transferir o transmitir (según corresponda) los datos personales del Titular a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. VITAFITNESS S.A.S. ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de VITAFITNESS S.A.S. sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13.
Una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de VITAFITNESS S.A.S. o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.
Son derechos de los Titulares de la Información: (i) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a VITAFITNESS S.A.S. como responsable o encargado del tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transmisión de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a VITAFITNESS S.A.S. como responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento; (iii) Ser informado por VITAFITNESS S.A.S. como responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales; (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales; (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; (vi) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Para realizar peticiones, consultas y reclamos con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar su autorización cualquier Titular de la Información pueden presentar sus consultas o solicitudes escribiendo al correo electrónico vitafitness3@gmail.com o llamando a la línea de atención en Cali al teléfono +57 2 3207257349.
Si tiene preguntas acerca de esta política, o cualquier inquietud o reclamo en relación con el manejo que se le dé a sus datos personales por parte de VITAFITNESS S.A.S., comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:
i. Realizar la consulta por escrito radicada en las oficinas de VITAFITNESS S.A.S. ubicadas en la AV. 6 NORTE NRO 30 - 67, Cali – Valle. La consulta debe realizarse por escrito dirigido a nombre de la compañía, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia del titular y el teléfono de contacto. ii. Realizar la consulta a través de correo electrónico a la dirección de correo electrónico vitafitness3@gmail.com e indicar en la referencia del asunto “Consulta de habeas Data”.
Al realizar su solicitud de consulta usted deberá presentar o adjuntar los documentos que acrediten su calidad de Titular de la Información, Causahabiente del Titular o Representante o apoderado del Titular según corresponda. La acreditación de dichas calidades deberá hacerse mediante el envío o presentación de los siguientes documentos:
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Usted podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales y la información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera.
Para solicitar la supresión de sus datos de nuestras bases de datos o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales usted podrá:
i. Realizar la consulta por escrito radicada en las oficinas de VITAFITNESS S.A.S. ubicadas en la AV. 6 NORTE NRO 30 - 67, Cali – Valle. La consulta debe realizarse por escrito, dirigida a nombre de la compañía, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia del titular y el teléfono de contacto. ii. Realizar la solicitud o reclamo a través de correo electrónico a la dirección de correo electrónico vitafitness3@gmail.com e indicar en la referencia del asunto “Reclamo de habeas Data”. Para la correcta y completa consideración de su solicitud o reclamo, le solicitamos allegar copia del documento de identidad del solicitante, una dirección para notificaciones y envío de respuestas y los documentos que sustenten la solicitud o reclamo.
Al realizar su solicitud o reclamo usted deberá presentar o adjuntar los documentos que acrediten su calidad de Titular de la Información, Causahabiente del Titular o Representante o apoderado del Titular según corresponda. La acreditación de dichas calidades deberá hacerse mediante el envío o presentación de los siguientes documentos: • Si se trata del Titular: Copia del documento de identidad.
Si la solicitud o reclamo no tiene los datos y hechos suficientes que le permitan a VITAFITNESS S.A.S. atenderla y responderla de manera correcta y completa, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la leyenda “solicitud en trámite” y el motivo de la misma. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.
El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cualquier información sensible solicitada a usted, relacionada entre otros, con datos sobre origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud, podrá no ser respondida por Usted.
El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, previo el ejercicio del derecho del menor a ser escuchado de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad de entendimiento, de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013.
VITAFITNESS S.A.S. ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los Titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. El acceso a los datos personales está restringido a aquellos empleados, contratistas, representantes y antes de VITAFITNESS S.A.S. encargados del tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la entidad. VITAFITNESS S.A.S. no permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
No obstante lo anterior, VITAFITNESS S.A.S. no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información diferente a estos contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.
La presente política entra en vigencia el día 1 de Octubre de 2016 y las bases de datos se mantendrán vigentes mientras VITAFITNESS S.A.S. desarrolle las actividades de su objeto social.